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Datenschutzerklärung

Stand: 24.09.2026

Kurz gesagt

Diese Website setzt keine Cookies, lädt keine Schriften, Skripte oder Karten von Dritten und misst Besucherzahlen anonym auf unseren eigenen Servern. Wer hier nur liest, hinterlässt nicht mehr als einen technischen Logeintrag. Sobald Sie selbst etwas tun (ein Formular abschicken, den KI-Assistenten fragen, einen externen Link anklicken), verarbeiten wir genau das, was dafür nötig ist. Alle Details:

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Hashfox GmbH Gartenstraße 42 53859 Niederkassel Deutschland

Telefon: +49 (0) 228 / 763 636 50 E-Mail: info@hashfox.com

2. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Server-Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Kennung). Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

3. Keine Cookies, kein Banner

Diese Website speichert keine Cookies auf Ihrem Gerät, weder eigene noch fremde. Deshalb gibt es hier auch keinen Zustimmungsdialog: Wo nichts gespeichert wird, ist nichts einzuwilligen (§ 25 TDDDG).

Drei Ausnahmen liegen vollständig in Ihrem Browser. Erstens: Nutzen Sie den KI-Assistenten, merkt sich Ihr Browser im Sitzungsspeicher (sessionStorage), wie viele Fragen Sie in dieser Sitzung schon gestellt haben, damit die Begrenzung auch nach einem Seitenwechsel greift. Zweitens: Wechseln Sie aus dem Assistenten heraus zur Projektanfrage, legt Ihr Browser dort für kurze Zeit Ihre eigenen Chat-Eingaben ab, damit sie im Anfrageformular schon eingetragen sind und Sie nicht alles erneut schreiben müssen. Dieser Text besteht aus Ihren eigenen Angaben, wird beim Einlesen sofort wieder gelöscht, verfällt spätestens nach zehn Minuten und wird zu keinem Zeitpunkt eigenständig an uns übertragen, sondern erst, wenn Sie das Formular selbst absenden. Drittens: Für die Hintergrundmusik merkt sich Ihr Browser, ob Sie sie stummgeschaltet haben und an welcher Stelle des Stücks sie gerade ist, damit sie nach einem Seitenwechsel dort weiterläuft. Die Musik wird erst geladen, wenn Sie sie selbst über den Knopf unten links einschalten, und kommt von unserem eigenen Server. Alle diese Werte enthalten keine Kennung und sind gelöscht, sobald Sie den Tab schließen. Sie sind für die jeweilige Funktion unbedingt erforderlich und deshalb nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei.

4. Webanalyse mit Umami

Zur Reichweitenmessung nutzen wir Umami, eine datenschutzfreundliche Analyse-Software, die auf unseren eigenen Servern läuft. Umami arbeitet ohne Cookies, erstellt keine personenbezogenen Profile und speichert IP-Adressen nur anonymisiert. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der statistischen Auswertung der Website-Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kontakt- & Projektformular

Wenn Sie uns über das Kontakt- oder Projektformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihre Formulareingaben verlassen unsere Infrastruktur nicht: Die Anfrage wird auf unserem Server zu einer E-Mail zusammengesetzt und über unseren eigenen Mailserver an unser Postfach zugestellt. Ein Formular-, Newsletter- oder CRM-Dienst eines Drittanbieters ist nicht beteiligt. Nutzen Sie stattdessen den KI-Projektdialog, gilt zusätzlich der nächste Abschnitt.

Wir speichern Anfragen so lange, wie es für die Bearbeitung nötig ist, längstens bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO, soweit die Anfrage zu einem Geschäftsvorgang führt). Es findet kein Newsletter-Versand und keine Aufnahme in Werbelisten statt.

6. KI-Assistent und KI-Projektdialog

Auf der Startseite können Sie unseren KI-Assistenten ausprobieren; auf den übrigen Seiten erreichen Sie ihn über ein Fenster, das Sie selbst öffnen. Unter „Projekt starten“ können Sie Ihre Projektanfrage wahlweise im Dialog mit einer KI stellen, statt ein Formular auszufüllen. Auf den Seiten „Projekt starten“ und „Kontakt“ blenden wir den Assistenten bewusst aus. Alle Funktionen starten erst, wenn Sie selbst eine Nachricht absenden. Wer nur liest, löst nichts aus.

Ablauf und Umfang: Ihre Nachricht wird von unserem Server entgegengenommen und zur Erzeugung der Antwort an ein Sprachmodell übergeben; die Antwort erhalten Sie über denselben Weg zurück. Übergeben werden ausschließlich der Text Ihrer Nachrichten, die bisherigen Antworten des Assistenten und unsere Systemanweisung. Nicht übergeben werden Cookies, Kennungen, ein Nutzerkonto oder Ihre IP-Adresse; die Anfrage geht von unserem Server aus, nicht von Ihrem Browser.

Empfänger: Die Antworten erzeugt für uns die weber.digital GmbH (Marke weber.cloud), Zollernstraße 49, 72336 Balingen, als Auftragsverarbeiterin. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; verarbeitet wird ausschließlich nach unserer Weisung und nur, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Sprachmodelle laufen im Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland; eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU findet nicht statt. Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage: Für den Assistenten auf der Startseite Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse daran, Interessenten eine sofort verfügbare Auskunft zu geben und die eigene Arbeit vorzuführen. Für den KI-Projektdialog Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil er der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses dient.

Speicherdauer: Wir speichern die Gesprächsverläufe nicht. Sie bestehen im Speicher Ihres Browsers und für die Dauer der Beantwortung auf unserem Server; mit dem Schließen der Seite sind sie verschwunden. Erst wenn Sie eine Projektanfrage ausdrücklich bestätigen und absenden, speichern wir das Gesprächsprotokoll als E-Mail in unserem Postfach; dann gilt der Abschnitt zum Kontakt- und Projektformular.

Freiwilligkeit: Die Nutzung der KI-Funktionen ist freiwillig und ersetzt nichts. Sie erreichen uns gleichwertig über das klassische Formular, per E-Mail oder telefonisch. Bitte geben Sie im Chat keine Zugangsdaten, keine vertraulichen Unterlagen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten) ein.

Widerspruch: Der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Eine formlose Nachricht an info@hashfox.com genügt.

7. Spamschutz (ALTCHA)

Unsere Formulare und der KI-Projektdialog sind durch ALTCHA geschützt. Dabei löst Ihr Browser vor dem Absenden unbemerkt eine kleine Rechenaufgabe, für Sie unsichtbar, für automatisierte Massenanfragen unwirtschaftlich. ALTCHA läuft vollständig auf unseren eigenen Servern, setzt keine Cookies, bindet keine fremden Inhalte ein und übermittelt keine Daten an Dritte. Verarbeitet werden dabei ausschließlich ein zufälliger Prüfwert und der Zeitpunkt der Anfrage. Ein Bild- oder Klick-CAPTCHA eines Drittanbieters setzen wir bewusst nicht ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und automatisierten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Schutz vor Missbrauch

Um unsere Formulare und die KI-Funktionen vor Überlastung und Missbrauch zu schützen, zählen wir kurzzeitig, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse eingehen. Diese Zähler liegen ausschließlich im Arbeitsspeicher unseres Servers, werden nicht dauerhaft gespeichert, nicht mit anderen Daten zusammengeführt und spätestens nach einer Stunde verworfen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Schriften & Medien

Alle Schriften, Bilder und Skripte dieser Website werden lokal von unseren eigenen Servern geladen. Es gibt keine Einbindung von Google Fonts, Google Maps, reCAPTCHA, Content Delivery Networks oder anderen Drittanbieter-Diensten. Beim reinen Betrachten dieser Website baut Ihr Browser deshalb keine Verbindung zu fremden Servern auf. Erst wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, einen externen Link anklicken oder einen Download starten, verlässt eine Anfrage unsere Infrastruktur, und auch das nur nach Ihrer Handlung.

10. Kundenkonsole

Für Kundinnen und Kunden betreiben wir unter console.hashfox.com einen geschlossenen Bereich, in dem Systeme, Anfragen und Unterlagen einsehbar sind. Er ist von dieser Website technisch getrennt, läuft auf unseren eigenen Servern und ist nur mit Zugangsdaten erreichbar, die wir vergeben; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Link „Login“ im Seitenkopf führt lediglich dorthin; allein durch das Anklicken entstehen keine weiteren Daten.

Im angemeldeten Bereich ist genau ein Cookie im Einsatz: die Anmelde-Sitzung. Sie ist für den Betrieb unbedingt erforderlich und deshalb nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Verarbeitet werden dort die Daten Ihres Zugangs (Name, E-Mail-Adresse, Rolle), Ihre Systeme und Verträge sowie Ihre Anfragen und Belege. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses), für die Anmeldesicherheit ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Fernwartung und Downloads

Auf den Seiten „Kontakt“ und „Cloud & Server“ verlinken wir Downloads der TeamViewer-Software (TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen). Der Download beginnt erst nach Ihrem Klick und wird direkt von den Servern von TeamViewer ausgeliefert; ab diesem Zeitpunkt gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters. Eine Fernwartungssitzung kommt ausschließlich zustande, wenn Sie uns aktiv Sitzungs-ID und Kennwort mitteilen. Rechtsgrundlage für die Durchführung einer Fernwartung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Support- oder Wartungsvertrages).

13. Anfragen per E-Mail und Telefon

Schreiben oder rufen Sie uns direkt an, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten (Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Vertragsverhältnis geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. E-Mails laufen über unseren eigenen Mailserver. Für die Aufbewahrung gelten dieselben Fristen wie bei Formularanfragen.

14. Verschlüsselung

Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt ausgeliefert (TLS/HTTPS), erkennbar am Schloss-Symbol in Ihrem Browser. Auch der Versand der Anfrage-E-Mails an unser Postfach erfolgt transportverschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist bei E-Mail technisch nicht durchgängig gewährleistet; für vertrauliche Unterlagen sprechen Sie uns gern an, wir richten einen sicheren Übertragungsweg ein.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Unser KI-Assistent beantwortet Fragen und nimmt Projektanfragen auf; über Ihr Anliegen, über Angebote und über die Zusammenarbeit entscheiden ausschließlich Menschen.

16. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu formlos an info@hashfox.com, eine Begründung brauchen Sie nicht.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

17. Stand & Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 24.09.2026. Wir passen sie an, sobald sich die Website oder die Rechtslage ändert; die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.