Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung vom Angebot bis zur Rechnung.
Die Bestellung ist da. Jetzt müssen ihre Daten durch Ihren Betrieb. Mit Prozessautomatisierung verbinden wir Dokumente, Warenwirtschaft und Shop, damit Ihr Team Angaben einmal prüft und anschließend weiterverwenden kann.
„Die Angaben stehen doch schon in der Bestellung.“
Im Postfach liegt das PDF. In der Warenwirtschaft fehlen noch Artikelnummern und Lieferadresse. Für den Versand führt jemand eine eigene Tabelle, und bei der Rechnung wird wieder nachgefragt. Jeder einzelne Schritt ist schnell erklärt. Zusammen halten sie Ihren Auftrag auf. Wir schauen deshalb auf die Übergaben dazwischen: Wo werden Daten erneut erfasst, wo fehlen Angaben und wer muss welche Entscheidung treffen?
Prozessautomatisierung beginnt bei den Angaben im Dokument.
Eine Anfrage kommt als E-Mail, die Bestellung als PDF, der Lieferschein als Scan. Wir entwickeln Abläufe, die relevante Angaben auslesen, zuordnen und für den nächsten Schritt vorbereiten. Wo Inhalte uneindeutig sind, bekommt Ihr Team den Fall zur Prüfung. Für feste Regeln genügt oft klassische Software. KI setzen wir dort ein, wo wechselnde Texte und Dokumentaufbauten sie sinnvoll machen.
- Artikel, Mengen, Adressen und Belegnummern aus Dokumenten übernehmen und mit vorhandenen Stamm- und Auftragsdaten abgleichen.
- Aus Anfragen Angebotsentwürfe und aus Bestellungen vorbereitete Aufträge erstellen.
- Lieferinformationen für die Rechnungsvorbereitung weiterverwenden und fehlende oder widersprüchliche Angaben gezielt zur Klärung vorlegen.
Ihre Systeme sollen Daten austauschen. Ihr Team soll damit arbeiten.
Wir verbinden Warenwirtschaft, Shop und weitere Anwendungen entlang Ihres tatsächlichen Ablaufs. Dazu gehören Microsoft Dynamics, SAP, JTL und Vario gleichrangig. Welche Schnittstelle sinnvoll ist, hängt von Version, Datenmodell und den vorhandenen Zugriffsmöglichkeiten ab. Wir entwickeln dafür Python-Tools, PHP-Plugins und TypeScript-Anwendungen. Für Ihren Shop bringen wir zudem Erfahrung als Shopware Business Partner mit.
- Bestellungen aus dem Shop in der Warenwirtschaft weiterverarbeiten und Bestände, Preise sowie Auftragsstatus zwischen festgelegten Systemen abgleichen.
- Die Übergaben von Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung miteinander verbinden.
- Übertragungsfehler sichtbar machen, erneute Verarbeitung kontrolliert ermöglichen und bestehende Industrie-Systeme über verfügbare Schnittstellen oder Dateiformate anbinden.
Eine Bestellung kommt als PDF. Der Auftrag muss daraus nicht von Hand entstehen.
Ein mögliches Einsatzszenario aus dem Großhandel: Ein Händler erhält eine Bestellung mit Kundenartikelnummern. Der geplante Ablauf liest Positionen und Mengen aus, sucht die zugehörigen Artikel in den Stammdaten und bereitet einen Auftrag in der Warenwirtschaft vor. Eine Position lässt sich nicht eindeutig zuordnen und wird zur Prüfung markiert, bevor der Auftrag freigegeben wird. Das ist ein beispielhafter Projektablauf, keine dokumentierte Kundenreferenz.
- Bestellung auslesen: Positionen, Mengen und Kundenartikelnummern übernehmen.
- Artikel zuordnen: Was nicht eindeutig passt, geht zur Prüfung an einen Menschen.
- Auftrag freigeben: Danach stehen die geprüften Daten für Lieferung, Rechnungsvorbereitung und die vereinbarte Rückmeldung an den Shop bereit.
So wird aus einer manuellen Übergabe ein verlässlicher Ablauf.
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Einen Vorgang gemeinsam durchgehen
In der kostenlosen Erstberatung betrachten wir einen konkreten Auftrag vom Eingang bis zum Abschluss. Wir halten fest, wo Daten kopiert werden, Rückfragen entstehen und Entscheidungen nötig sind.
- 2
Mit Beispieldaten prüfen
An repräsentativen Dokumenten und Datensätzen testen wir Auslesen, Zuordnung und Übertragung. Dabei zeigt sich, welche Fälle automatisch bearbeitet werden können und welche eine Prüfung brauchen.
- 3
Anbinden und Freigaben einbauen
Wir entwickeln die Verbindung zu Ihren Systemen und legen Berechtigungen, Freigaben und Fehlerwege fest. Der Ablauf muss verständlich bleiben, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert.
- 4
Im Alltag einführen und nachhalten
Der Einstieg erfolgt mit einem begrenzten Umfang. Gemeinsam betrachten wir offene Fälle, Nacharbeit und Durchlaufzeiten und entscheiden danach über den weiteren Ausbau.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Brauchen wir für Prozessautomatisierung überhaupt KI?
Häufig nur für einen Teil des Ablaufs. Feste Regeln, Berechnungen und eindeutig strukturierte Daten lassen sich mit klassischer Software verarbeiten. KI kann beim Verstehen wechselnder Texte und Dokumente helfen. Wir wählen das Werkzeug nach der Aufgabe.
Müssen wir unsere Warenwirtschaft oder den Shop ersetzen?
Das ist keine Voraussetzung. Zuerst prüfen wir die vorhandenen Schnittstellen, Versionen und Datenformate. Microsoft Dynamics, SAP, JTL und Vario betrachten wir gleichrangig. Auch ältere Industrie-Systeme gehören zu unserem Entwicklungsfeld: Neben modernen Schnittstellen kommen vorhandene Dateiimporte, Exporte oder andere dokumentierte Zugänge infrage. Ob eine konkrete Anbindung möglich ist, klären wir an Ihrer Installation.
Was passiert, wenn ein Dokument falsch oder unvollständig gelesen wird?
Wir planen Prüfregeln und einen Weg zur manuellen Klärung ein. Fehlende Pflichtangaben oder widersprüchliche Zuordnungen sollen sichtbar werden, bevor daraus ein freigegebener Vorgang entsteht. Wie zuverlässig die Erkennung für Ihre Belege arbeitet, wird mit repräsentativen Dokumenten geprüft.
Wo läuft die Automatisierung?
Cloud und eigene Infrastruktur sind gleichwertige Optionen. Wir betreuen Kundensysteme in Deutschland und der EU. Für Ihren Ablauf legen wir fest, welche Komponenten wo laufen und welche externen Dienste gegebenenfalls beteiligt sind.
Woran erkennen wir, ob sich der Aufwand lohnt?
Wir betrachten die Häufigkeit des Vorgangs, den manuellen Aufwand und die Nacharbeit bei Fehlern. Dem stehen Entwicklung, Betrieb und Pflege gegenüber. Ein seltener Vorgang rechtfertigt nicht automatisch eine eigene Entwicklung, und eine bereits vorhandene Funktion Ihrer Software kann sinnvoller sein als eine neue Schnittstelle. Wenn eine kleine Änderung im bestehenden System reicht, sagen wir Ihnen das.
Welchen Vorgang tippen Sie heute noch doppelt?
Erzählen Sie uns, wie er durch Ihren Betrieb läuft. In einer kostenlosen, unverbindlichen Erstberatung nehmen wir uns 30 Minuten dafür und schätzen ein, wo Automatisierung helfen kann. Wenn der Aufwand sich nicht lohnt, sagen wir Ihnen das.
- 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich
- Ein konkreter Vorgang statt einer allgemeinen Präsentation
- Für den Einstieg reicht eine Beschreibung des Ablaufs und der beteiligten Systeme